lista de cosas que hacer antes de ponerte a implementar un ERP en tu empresa

Lista de cosas que hacer, antes de meterte a implementar un ERP en tu empresa.

Antes de empezar con la lista de cosas que hacer, antes de meterte a implementar un ERP en tu empresa, me gustaría aclarar dos conceptos clave:

  • Un ERP no es un fin en sí mismo, solo es una herramienta para desarrollar y expandir tu negocio.
  • Un ERP, bien implementado, tiene que resolver procesos y tareas que ahora mismo te están robando tiempo y energía, además de hacerte palmar pasta.

También quiero que quede claro el concepto de herramienta. Una herramienta es un instrumento que se usa para algún fin. Si tienes alguna duda sobre lo que es y lo que puede hacer un ERP, te recomiendo que leas este otro artículo (qué puñetas es un ERP) y, luego, vuelvas a este mismo punto.

Y todo esto, solo porque quiero que tengas claro que un ERP es un activo crítico para tu negocio.

Implementar un ERP es una oportunidad única para ti y tu negocio; de revisar todas las áreas, procesos y sistemas para mejorarlos y optimizarlos. Todo lo que sea deficiente, incoherente, desordenado, disfuncional y lo vuelques en el ERP solo provocará una cosa: el ERP no servirá para nada.

Por eso es importante que te tomes en serio esta lista de cosas que hacer, antes de meterte a implementar un ERP en tu empresa, si quieres que la implementación de la herramienta sea un éxito.

01 – Asegúrate de que estás total, completa y absolutamente comprometid@ y convencid@ de que quieres implementarlo, y de que todo tu equipo está en el ajo.

¿Te acuerdas de lo que decían en «La bola de cristal»? «Solo no puedes, con amigos si. Pues aplícate el parche.

Tienes que estar muy, muy segur@, de que implementar un ERP es necesario, es lo que quieres y lo que tu empresa necesita para avanzar. Y lo es.

Pero, por más que tú, gerente, ceo, o como quieras llamarte, quieras hacerlo, tienes que entender que debes involucrar a todo tu equipo; y cuando digo «a todo», me refiero a todo el mundo; todas y cada una de las personas que trabajan contigo.

Y esto es fundamental. La mayoría de las implementaciones que fracasan, lo hacen por no tener a todo el equipo involucrado.

Porque todas las personas que van a manejar el nuevo ERP, necesitan saber la importancia de lo que está pasando; lo que esto significa para la empresa; qué y cómo se va a ir haciendo y porqué se les involucra a ellos.

Si los que van a manejar el ERP no entienden lo que se está haciendo, por qué se hace, y lo que eso supone para todos, olvídate de que la implementación funcione.

Necesitamos que la tecnología ERP sea vista por todos de forma positiva; pero eso solo ocurrirá si las personas que la usan saben cómo hacerlo.

Así de simple y así de claro.

02 – Planifica y prepara recursos y tiempo, el ERP no se va a implementar él solito.

Pues eso, el ERP no es auto-instalable y listo. Hay muchas cosas que hacer, mucha información que tratar y un largo camino por recorrer.

Y eso va a requerir recursos de tu organización:

  • Económicos. Obvio, el ERP no será gratis. Si, además, necesitas ayuda externa, tendrás que añadir algunos ceros más a tu inversión.
  • Humanos. Como digo, el ERP no se va a instalar solo. Necesitas, al menos, una persona que coordine la implementación con los demás miembros de la empresa.
  • Temporales. Todo eso hay que hacerlo durante un tiempo, no menos de 3 meses en el caso de pymes pequeñas, y debes tenerlo previsto.

Así que, antes de empezar nada, tienes que tener, al menos, a una persona al mando de la implementación. Esta persona va a ser la que se encargue de limar todas las asperezas que surjan, y surgen siempre, durante el proceso de implementación del ERP, entre los distintos agentes involucrados en el mismo.

Hago un inciso aquí para comentar que, si no tienes a esa persona entre tu equipo, deberás buscarla fuera y hacer que tu equipo se alinee con ella; o la implantación se irá por el desagüe de forma inequívoca.

Esta no es otra de esas «to do list», o si, que circulan por la red; pero más te vale tenerla en cuenta, si quieres implantar con éxito un ERP en tu empresa.

Lo ideal es poder contar con un equipo de implementación, formado por varias personas de tu empresa y la empresa que proporciona el ERP. Desgraciadamente, esto solo para en las películas y en las ggrandes empresas, pero no en las pymes.

«Enséñame la pasta». Buena frase de cine para explicarte que, hay que estar preparado para invertir. No te voy a decir la cantidad, porque depende de cada pyme, pero tienes que estar preparado para invertir. Nada, que valga la pena, es gratis; y un ERP es oro puro para tu empresa.

Y por último, pero no menos importante, está la cuestión temporal.

Porque todo el proceso de implementar el ERP se tiene que hacer en paralelo a tu actividad. A saber, mientras haces el trabajo de todos los días, una persona (mejor si es un grupo de personas) no puede estar haciendo eso; porque está dedicado a implementar el ERP.

Si no estás dispuest@ a invertir, ni te plantees un ERP. Sigue con tus hojas de Excel, tus cuadros de Word y llama a tu asesor cuando quieras saber lo que pasa en tu empresa.

Así que, sin dejar de hacer lo que haces todos los días, tendrás que descargar de sus tareas cotidianas a ese grupo de personas que tienen que implementar el ERP. El equipo que se dedica al ERP tiene que tener los recursos y el tiempo suficientes para hacer un seguimiento de todo lo necesario para implementarlo. Si tienen que seguir en sus tareas diarias, la implantación acabará perdiendo fuelle y se eternizará o desestimará.

Lo sé por experiencia.

Pasa más de lo que pensamos, que las empresas, de repente, se vuelven locas por empezar a usar la nueva herramienta, como poseídas por un virus zombie.

Pues eso es justo lo que no hay que hacer, las prisas no llevan a ninguna parte. De modo que, cuando se defina el proyecto para la implantación, habrá que asignar suficientes recursos y tiempo al equipo que trabaje en él.

03 – Analiza, analiza, y vuelve a analizar.

Y aquí tengo que decirte que este es un punto determinante; la mitad de las instalaciones que salen mal, fallan justo en esto. Así que pon tus 14 sentidos en esto.

Empieza por identificar todas las áreas que necesitan mejoras y define cuáles son esas mejoras necesarias. Luego revisa, y anota por escrito, por Tutatis, todos y cada uno de los procesos de tu empresa, de la A a la Z. Un proceso aparentemente sencillo, puede cargarse todo el sistema si subestimas su complejidad.

Y lo sé de primera mano, porque yo la cagué precisamente por eso; por subestimar un proceso aparentemente sencillo. 

Resumiendo, que es gerundio.

Compromiso, personas, tiempo y dinero, para empezar. Luego, analizar.

Un ERP es una herramienta empresarial capaz de transformar el negocio positivamente y aportar beneficios, casi de inmediato. Por eso es importante asegurarse de involucrar al personal clave y de que estén capacitados para utilizar la solución.

Piensa en todos los pasos que hay que dar y en cada departamento, o persona, afectado. En el tiempo y los recursos que se necesitan y en cómo se van a aportar. Anótalo todo, las causas que llevan a ese paso y las consecuencias del mismo, o las implicaciones derivadas de darlo.

En lo que más fallan los análisis es:

  • No analizar los datos reales.
  • No estimar correctamente los recursos necesarios.
  • No definir correctamente los tiempos necesarios para el desarrollo de cada etapa.
  • No medir las consecuencias de las acciones.

Todo, absolutamente todo, lo que se hace en tu empresa tiene que quedar registrado por escrito, sin excusas.

Y todas esas notas tienen que formar parte de un proyecto, y esto no es una opción. 

Piensa que, para encontrar el ERP que necesitas, necesitamos saber qué es lo que haces y cómo lo haces; qué necesitas mejorar y cómo lo quieres hacer mejor; qué personas están involucradas en ese proceso, cuánto tiempo van a emplear y qué recursos van a necesitar para hacer lo que tengan que hacer.

Si usas maquinaria para hacer un producto, hasta las máquinas y el mantenimiento tienen que estar anotados.

Permíteme que sea insistente, pesado, que de más calor que el sol, te estás jugando el éxito de la implantación del ERP con esto.

Anótalo todo y guárdalo como quieras, me da igual si es a mano, si lo has hecho con post-it’s, con cuadros, en una pizarra (hazle fotos), con tu estilográfica favorita, en un documento de Word, en una hoja de Excel, lo que sea. Pero guárdalo.

Esas notas serán el punto de partida para la elaboración del proyecto que debería culminar con la implementación exitosa de un ERP en tu empresa.

Porque el ERP será el inicio del proceso que llevará tu pyme a la madurez, será la herramienta que te permita estructurar todos los procedimientos operativos y las situaciones diarias.

Por eso es vital que tengas en cuenta los aspectos descritos en este artículo, para que puedas sacar el mayor provecho posible de la implementación de una herramienta como es un ERP.

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Foto de Ivan Samkov en Pexels

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