Esto es lo que necesitas antes de implantar un ERP

Esto es lo que necesitas antes de implantar un ERP

Antes de implantar un ERP, conviene saber qué narices es un ERP y para qué sirve. Por sus siglas en inglés, «Enterprise Resources Planning», podemos decir que es una herramienta diseñada para gestionar todos los procesos y recursos de una empresa. De hecho la traducción de Google es «Planificación de recursos empresariales».

Y lo que hace un ERP, para lo que sirve, es justamente para eso: darte una visión global, en tiempo real, de todos los recursos que maneja tu empresa; ya sean personas, productos, o dinero, con información detallada y fiable. Y esto último es vital para tu pyme.

¿Por qué escribo este artículo? Porque pretendo reducir el riesgo de error al elegir tu ERP; porque no quiero que pases por el trance de elegir mal un ERP que no te conviene y luego tengas que implantar otro para corregir el error.

Antes de preguntar qué ERP te conviene deberías empezar por preguntarte ¿por qué quieres implantar un ERP?

Así que, antes de preguntarte qué ERP te conviene, deberías empezar por preguntarte ¿por qué? Por qué te has planteado implantar un ERP en tu pyme y cuál es el problema que estás intentando solucionar con esa implantación. Tómate tu tiempo para responder a estas dos preguntas porque el éxito de la implantación depende de tus respuestas.

Te aseguro que este proceso es clave, porque si no sabemos qué necesitamos para gestionar con eficacia nuestra pyme, no podremos saber nunca qué ERP nos conviene. Estoy cansado de oír la frase «yo sé lo que quiero», para luego descubrir que «no tengo ni idea de lo que necesito»

Si no sabes lo que necesitas y no has hecho nunca este proceso que te describo, muy probablemente seas incapaz de transmitir esas necesidades a una empresa o consultor externo que te pueda ayudar en la implantación. Lo que resultará en un fallo estrepitoso. Esa es la principal razón por las que muchas empresas no están contentas con sus ERP.

Así que sé realista, prepara un listado con todo aquello que se te ocurra que necesite tu pyme para funcionar de forma eficaz en su día a día. Eso es lo que llamamos procesos de gestión. Vale, te pongo algunos ejemplos:

  • Facturas, albaranes y otros documentos. Analiza el recorrido completo, desde su generación hasta que llegan al destinatario final. Quiénes intervienen en el proceso, cuál es su cometido, cuánto tiempo emplean, cuánto tardan en llegar a su destino, etc.
  • Haz lo mismo para las transacciones con los clientes. Quién habla con ellos, qué se les envía, quién lo hace, cómo se hace, etc.
  • Idem de lo mismo para los proveedores. Precios, mercancías, forma de pago, sistemas de compra, control de almacenaje, todo tiene que estar contemplado. También si tienes flota de reparto o usas proveedores para enviar tu mercancía.
  • Y así para todos los que intervengan en tu día a día, Hacienda, asesorías, abogados, consultores, agentes externos…

Antes de implantar un ERP, necesitas pensar detenidamente en: – Cuál es el problema que quieres solucionar con la implantaciónCuáles de los procesos de tu empresa se van a integrar en el ERPQué personas van a trabajar para la implementación.
Cuanto más grande, o compleja, sea tu pyme, más profundo el análisis.

Cuando hayas pensado en todos los procesos, te tocará hacerlo con las personas; que son la parte más difícil de todo el recorrido. Quién lo va a utilizar, cómo y desde dónde son algunas de las preguntas que deberás hacerte.

¿El ERP es solo para contabilidad? ¿Se quiere poder usar desde cualquier ordenador o solo desde la empresa? Esta es importante, porque el teletrabajo depende de esa respuesta ¿Se quiere usar solo en ordenadores, o también tablets y móviles?

Tendrás que definir qué tarea corresponde a cada miembro de tu equipo dentro de la nueva estructura del ERP; es decir, quién introduce los datos y qué datos son los que hay que volcar, por ejemplo. Cómo se obtienen los datos, quién y en qué formato los proporciona y cómo rentabilizar los tiempos en todos y cada uno de esos procesos.

Ojo con esto, porque es crucial. Tienes que tener muy claro que se van a producir cambios esenciales en las responsabilidades y en las tareas de todos y cada uno de los integrantes de tu equipo y entender que, es posible, que sean necesarios nuevos perfiles para tu empresa cuando apliques todo este avance tecnológico. Vas a comenzar una revolución y debes ser plenamente consciente de ello.

Por lo que también tendrás que comprobar que tu equipo sea capaz manejar el ERP con relativa facilidad, someterlo a su escrutinio y recabar sus opiniones. Por eso no soy amigo de las demos, y sí de las cuentas de prueba gratuitas. Si no lo pruebas no sabrás a qué te enfrentas.

La formación de tu equipo es un pilar esencial para el éxito

No te olvides de que todo ERP necesita un aprendizaje; y todos los equipos un periodo para aprender a manejarlo.

Y, si crees que lo de antes era fácil, ahora te toca enfrentarte al problema de la tecnología. Hace unos años esta parte habrías tenido que delegarla en un tercero, si o si; pero Internet puede ofrecerte mucha ayuda, sin tener que recurrir a un especialista en la materia.

Sobre qué tecnología, o qué tipo de ERP usar, yo lo tengo claro. Para una pyme, lo mejor es un ERP en la nube, Pero te recomiendo que busques en Internet información al respecto. Existen cientos de ERP, algunos de ellos sectoriales muy avanzados para gestionar perfectamente cualquier pyme. No te quedes nunca con la primera opinión que te de nadie.

Busca un proveedor que pueda ofrecerte:

  • Formación para tu equipo. No solo soporte técnico. Si quieres automatizar algo que no habías previsto inicialmente, por ejemplo, debes poder acudir a alguien que te diga cómo es posible hacerlo.
  • Solidez del sistema. Busca un ERP contrastado y probado por cuantas más empresas mejor. Una herramienta que tenga usuarios dentro de tu sector y de la que hablen razonablemente bien; porque nada es perfecto.
  • Una empresa que sea solvente, con experiencia en el desarrollo de este tipo de soluciones y que lleve tiempo en el mercado y que veas que mantiene sus productos actualizados frente a su competencia.
  • Busca un ERP que tenga actualizaciones constantes y que sea flexible, que permita que tu empresa crezca sin tener que cambiar de sistema; por lo menos hasta un punto razonable.
  • Compatibilidad con tu hardware. Es otra de las razones por las que prefiero los sistemas en la nube. Solo necesitarás un navegador de Internet para poder manejarlos. De lo contrario, deberás asegurarte de que, lo que vayas a instalar, es compatible con todos los sistemas que tienen cada uno de tus ordenadores en la empresa.

Objetivos claros y medibles. Otro punto crucial que debes aclarar.

Sin objetivos claros y medibles no llegarás muy lejos, ya puedes implantar el mejor ERP del mundo mundial.

Cuando hablo de objetivos no me refiero a uno del tipo «vender más». Eso no es un objetivo como tal, es una generalidad que quieren todas las empresas. Si tu objetivo es aumentar las ventas, debes especificarlo todo lo posible, «aumentar las ventas de zapatos de caballero en un 2% el primer trimestre».

Pero los objetivos no solo tienen que ser claros y medibles, como «aumentar las ventas de zapatos de caballero en un 2% el primer trimestre»; además es fundamental que sean alcanzables. No sirve de nada marcarse un objetivo cuya meta es inalcanzable. El mismo ejemplo anterior puede ser descartado si ya sabes que las ventas de zapatos de caballero suben un 0,3% por trimestre; porque supondría vender 6,6 veces más zapatos de los que vendes actualmente en tan solo tres meses. No sería realista.

Y otra cosa, tampoco vale de mucho un objetivo que no sirva al propósito de tu negocio. Siguiendo con el ejemplo anterior, si las ventas de calzado de caballero suponen el 1% de tus ingresos, es mucho mejor que dediques el esfuerzo más pesado a «eso otro» que constituye el 99% restante; y un pequeño presupuesto extra a mejorar esa ratio del 1%.

«Show me the money», o enséñame la pasta.

Te habrás dado cuenta de que, hasta aquí, no he hablado de costes, inversión, o dinero. Y es por una buena razón. No hay dos implantaciones de un ERP iguales como no hay dos empresas iguales. Por lo que hablar de dinero , o de costes, si lo prefieres, no tiene ningún sentido.

La única norma que tienes que tener, a este respecto, es que tu proyecto necesitará que aportes los recursos necesarios:

  1. Recursos económicos. La pasta para que el ERP se pueda implantar.
  2. Recursos humanos. Las personas, y lo que necesitan, que harán la implantación.
  3. Recursos tecnológicos, técnicos y materiales, o de infraestructura. Los ordenadores, impresoras, fotocopiadoras, maquinaria y cacharrería en general, que vayas a necesitar son solo una parte, especialmente si tu empresa tiene procesos industriales.

Cuantificar la cantidad en euros es imposible. Cada proyecto es único y las soluciones nunca son exactamente iguales, ni aún aplicando el mismo ERP.

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Foto de Alexandra Maria en Pexels

Tu negocio, en este mismo instante, está perdiendo tiempo y dinero por no contar con las ventajas de un ERP.

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